下面是小编为大家整理的--公司行政管理工作整体思路汇报,供大家参考。
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yxz （集团）有限公司
办公室职能情况说明及管理建议
（部门工作白皮书初稿）
主要内容：
一、部门简介 二、部门重点职能三、部门文化精神 （一）工作理念 （二）工作要求 （三）注意事项四、部门组织架构 （一）部门组织结构 （二）部门岗位设置五、级别设置及管理方式六、部门制度（待完善）
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2011- -9 9- - 13 —
一、部门简介
yxz（集团）有限公司办公室是集团行政管理与提升职能管理的核心机构，于 1993 年 6 月成立，期间，多次由其他职能部门兼管， 2010 年办公室与人力资源部合署办公，统一由人力资源部领导负责管理，2011 年 8 月，从人力资源部门正式剥离，由专人负责管理， 独立开展各项行政管理工作。
办公室的职能独立运转体现了集团对于办公室高定位的管理要 求，不仅要求在职能上要满足日常行政管理要求，涵盖企业文化建设及信息化建设，同时要体现行政（运营）的核心管理价值，从有限分 —— 办公室核心文 化 —— 主 动 及 时 简 约 到位
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工型行政功能向全能普化型过度，真正做到办公室的行政管理涵盖部分运营、战略、文化建设的“大办公室”的管理格局，真正地为集团管理核心层提供高效的行政服务及支持。
二、部门重点职能
依据集团赋予的责任和权利，现将部门职责进行阐述：
（一）办公室职能层次划分（共 13 项）
1、政务型职能（4 项）：督办（计划）管理、文书（公文）管理、企业文化建设、行政体系建设（标准化建设）； 2、事务型职能（5 项）：会务管理、档案管理、印鉴管理、资质管理、通信管理； 3、服务型职能（4 项）：后勤管理、接待管理、外联管理、车辆管理。
（二）办公室重点职能说明（ KPI ）
1 1 、政务型职能（管理核心）
（1）
督办管理：负责督办并推进集团重点工作，组织制定并分解目标计划，阶段评估反馈下级单位进展情况并指出修正方案，确保工作目标完成，同时合理评估各单位的绩效； （2）
计划管理：对行政过程中的重要数据进行整理分析，为集团决策层提供重要参考支撑，确保管理留有痕迹； （3）
文书管理：完善集团行政工具的规范并实施，如公文管理、会务管理、协同办公管理（OA），确保各类公文的及时高效处理; （4）
行政体系建设：集团行政体系的建设，建立、完善、推行行
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政规章制度及流程，确保行政管理有章可循;
（5）
企业文化建设：集团视觉识别系统的完善、企业门户网站的建设和维护、及其他企业文化相关工作。
2 2 、事务型职能（管理保障）
（1）
会务管理：根据集团统一安排，完善会议管理制度（含流程），复核会务服务支持方案、全程监控，为各类会议成功召开提供支持，并确保费用控制在预算范围内。
（2）
档案管理：根据集团战略发展要求及部门日常工作需求，完善档案管理制度，研究档案形成的必要和必需条件，运用现代信息化技术进行档案管理，合理规划集团档案管理阶段性目标，以国家档案管理等级为努力方向及标准，全面提升集团档案管理水平。
（3）
印鉴管理：按照公司印鉴管理规定，谨慎、规范并按规定程序经申请报批后使用，对于不符合手续的用印，有权提出异议或拒用。如遇特殊情况，印鉴管理员应经请示批准后方可加盖印章。对于重大经济合同、担保、立项、人事任免等重大事项，须经公司法定代表人或其授权代表人审批签字后，方可加盖印章。对于擅自使用印章或以欺骗手段使用印章，应根据情节轻重给予行政处分、经济处罚，直至追究刑事责任。
（4）
资质管理（标准化管理）：负责集团各种标准化管理体系及企业相关证照的建立、维护、监控、文件管理和更新、体系的持续改进、各类审核以及其他相关工作。
（5）
通信管理：负责整个集团的电话、网络等通信设备的布置及
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维护，保障日常办公需求,对突发性事件有紧急处理预案。3 3 、服务型职能（管理基础）
（1）
后勤管理：负责对集团公务车辆管理、办公环境维护、办公资产配置及更新、安全环境建设等工作，保障集团日常办公设施运转正常。
（2）
接待管理：负责集团领导的出差餐旅的全程安排，制定集团接待管理相关制度，进一步明确接待工作的原则、规格、礼仪、内容、程序。
（3）
外联管理：负责集团的对外联系，定期对关系单位进行联络及回访，建立并健全外联管理的相关制度，维护好与各单位的友好往来关系。
（4）
车辆管理：车辆管理是对车辆及驾驶员的技术监督和安全管理，通过一些列的标准及制度规范， 进一步增加车辆安全行驶，提高车辆使用效率。
三、部门文化精神
（一）工作理念
主动
及时
简约
到位
主动 （行为态度）：对集团忠诚，对部门服从，对工作敬业。职责内的业务主动思考并不断完善、优化、提高；对上级的安排和要求不推诿，积极贯彻落实。主动提出工作设想，遇到问题主动承担职能责任，主动寻找解决方案，及时向领导汇报问题解决方案及进展情况。
及时（工作效率）：在具体执行的过程中要保证计划的时间节点，
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对于上级领导交办的工作要及时完成，如需分阶段完成的要及时汇报进度，将工作进展情况及时迅速的上下传递，从而使得一项工作的一系列主要人员在过程中信息沟通及时，缩短组织的行政弧度、提高决策效率，及时完成各项工作。
简约 （工作效果）：要注重工作效果，不能将自身的工作价值及工作成果，强加或建立于其他部门复杂的办公体系之上，使简单的事情变得异常的繁琐复杂，这是办公（行政）管理的大忌。管理是一项并联的工作，用最短的时间，最便捷的方式，最少耗费人力、物力， 既能将行政运转畅通，又有能力去保证行政的简约，才能体现出集团行政管理的核心工作效果。
到位 （工作效能）：在执行每一项具体工作的时候，要全面、系统地考虑问题的关联性，一次性将事情处理到位，杜绝二次工作和返工的情况发生。系统地解决或完成一项工作，不再重复的浪费时间、人力和物力，倡导“绿色”办公，从而真正地提升部门的整体管理能力和外部管理形象。
（二）工作要求
团结进取
坚持原则
提升视角
思考创新
团结进取：部门要团结，体现大家庭的管理模式，对部门员工的工作、生活要关心，在员工或者部门遇到困难和问题的时侯，部门要主动了解，及时寻找解决方案，体现应有的部门凝聚性与人文关怀； 对外要保持部门的权威性，对内要开诚布公的进行反思，积极寻找提升部门管理的方式、方法；对内进行有效及时的沟通，对外口径保持
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一致；严禁出现任何形式的有损于部门管理形象和破坏部门整理管理水平的行为，也不可出现对员工之间冷漠、推诿、诋毁等情况发生， 一经发现严肃处理，重者清除团队。
坚持原则 ：工作中要“一切为公”、“对事不对人”，一切要按照集团授予的权责及标准来执行，任何人不得以任何形式利用自身职权为私人提供便利和谋得利益，保持办公室的公正、公平、公开的行政形象；一切工作有章可循，有具体的标准和权责。
提升视角：考虑工作的时候，要提升一个级别来思考自身工作， 善于换位思考。专员要站在主管的角度思考问题，主管要站在部门领导的角度思考问题，部门领导要站在集团主管领导的角度来思考问 题，这样，工作的角度才会提高，工作的质量才会完善；同时，在完成其他职能工作的时候，要主动站在对方的角度思考工作的方式、方法、效率、结果，有效提升部门的管理高度。
思考创新：勤于思考，善于总结和分析，勇于创新工作思路和工作方法，善于规划自己的工作目标，当问题发生时，能及时提出自己的解决方案。
（三）注意事项
1 1 、首问责任 制。部门内各项管理职能要对部门全体员工进行宣贯，让每位员工都了解部门的业务范围、归属、基本处事流程等。在工作期间，办公室在岗被询问的工作人员即为 首问责任人
。要求首问责任人对提出的问题或要求，无论是否是自己职责（权）范 围内的事，都要给一个满意的答复。对职责（权）范围内的事，
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若手续完备， 首问责任人要在规定的时限内予以办结； 若手续不完备，应一次性告之其办事机关的全部办理要求和所需的文书材 料，不要让问题反复处理或浪费时间。对非自己职责（权）范围内的事，首问责任人也要热情接待，并根据来访事由，负责引导至相应人员处， 让来访各项工作方便、 快捷地找到经办人员并及时办事。对不遵守首问责任制，造成不良影响的，要给予相应处理。
2 2 、团结互助融为一体。部门上下要具有团结意识，各司其责但要相互补位，在工作中要互相帮助，彰显集体的智慧和力量。
3 3 、决策不执行，执行不决策。各项职能逐步授权下移，责任逐步上调，保持清晰的方向感和管控意识，即 决策不执行；办公室作为一个具备执行权的部门，要深刻领会这一管理理念，在领导没有授权的前提下严禁擅自做主决策相关事项，即 执行不决策。
4 4 、可以越级汇报，绝不越级处理。广纳良谏，但要遵循管理层级，非特殊情况办公室主任不插手具体业务，办公室员工不跨级、越级汇报工作，如遇此类情况须从问题本身角度出发，按照公司管理层级及授权程序执行。
5 5 、办公（行政）
无小事。办公室的基础性工作就是要保障办公正常运转，避免影响办公所需制度、环境等事情发生，为了动态管理办公，需要“抓反复、反复抓”，以多种形式与手段管控办公体系，保障其正常运转。
四、部门组织架构
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（一）部门组织结构
1 1 、目前的组织架构：略
2 2 、优化后的组织架构：略
（二）部门岗位设置
1 1 、办公室主任：全面负责部门管理，重点以政务型职能为准， 即督办（计划）管理、文书（公文）管理、企业文化建设、行政体系建设。
2 2 、后勤主管兼部门助理：全面负责部门后勤管理工作，主要包括办公资产管理、办公环境维护、车辆管理、门卫保安、会务组织及服务等后勤工作；同时，兼任部门助理，配合办公室主任开展部门其他相关工作。
3 3 、档案管理专员：以负责集团档案管理为主，同时负责集团的证照年检等相关工作。
4 4 、信息管理专员：主要配合集团 资质升级方面相关信息化建设工作，例如企业协同办公系统的维护、项目管理软件等，同时，对集团内部的通讯、网络等实施进行维护，合理配置并及时进行更新。
5 5 、前台文员：主要负责前台接待及文书相关工作。
五、层级设置及管理方式
1 1 、办公室主任：由集团总经理聘用，受总经理委托负责集团行政办公管理事宜，全面负责开展行政管理及日常办公室管理工作。
2 2 、办公室副主任：由办公室提名，经公司总经理批准聘用，对办公室主任负责，协助办公室主任开展工作。
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3 3 、部门业务主管（酌情设置）：由办公室提名，协助办公室主任、副主任开展专项业务工作。
4 4 、专员：从事办公室行政管理的专项业务工作，根据工作年限、学历、素质及业绩考核聘用。
六、部门制度（待完善）
整体评价：相对健全但不完善，专业程度有待提高，部分制度已不具备可操作性，须重新探讨商定、修改完善。
大节点：2012 年 1 月 1 日前，将所有办公室制度 12 余项全部升级完善并出台。
yxz（集团）办公室
2011 年 9 月 14 日
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